Generator Nomor Surat — Prodi PGSD Kampus UPI di Serang

1Pengaturan Unit & Tahun

Kode Unit Kerja

Contoh surat yang berlaku memakai UN40.C5.4.1.

Tahun Takwim

Nomor urut dimulai lagi dari 1 setiap ganti tahun takwim.

Mode Buku Agenda

Hal. 103: Surat Keterangan & Surat Izin berada dalam satu agenda yang sama, jadi nomor urutnya berjalan bersambung.

Mengapa satu agenda? Pada Tata Naskah Dinas UPI butir F.4 (hal. 103), Surat Tugas, Surat Dinas, Surat Keterangan, Surat Izin, Surat Pernyataan, dan sejenisnya dicatat dalam Satu Agenda. Karena itu contoh surat yang ada memakai nomor 65 (Ket. Aktif Kuliah) dan 68 (Izin Penelitian) — satu deret nomor yang sama, bukan dua deret terpisah.

2Nomor Surat Terakhir yang Sudah Terpakai

Nomor terakhir — Surat Keterangan Aktif Kuliah

Contoh terakhir: 65/UN40.C5.4.1/KM.01.00/2026

Nomor terakhir — Surat Permohonan Izin Penelitian/Observasi

Contoh terakhir: 68/UN40.C5.4.1/PK.03.03/2026

Nomor urut berikutnya yang akan dipakai

3Buat Nomor Surat

Jenis Surat

Surat Keterangan Aktif Kuliah Klasifikasi arsip KM.01.00 — Kemahasiswaan / Status Mahasiswa Surat Permohonan Izin Penelitian/Observasi Klasifikasi arsip PK.03.03 — Perkuliahan

Kode Klasifikasi Arsip

Otomatis mengikuti jenis surat; boleh disunting.

Kode Derajat Keamanan

Hal. 112: kode derajat hanya untuk surat dinas ke luar UPI.

Tanggal Surat

Jumlah Surat

Isi >1 untuk menomori beberapa surat sekaligus.

Nama Mahasiswa (opsional)

NIM (opsional)

Semester (opsional)

Nomor Surat

—

Belum ada nomor yang dibuat.

4Buku Agenda Surat Keluar

No.	Nomor Surat	Jenis	Tanggal	Nama / NIM	Keterangan

Belum ada surat yang tercatat. Data tersimpan di browser ini (localStorage).

Referensi Tata Naskah Dinas UPI

Anatomi nomor surat & dasar aturannya

Susunan nomor

[derajat-]nomor urut / kode unit kerja / kode klasifikasi arsip / tahun terbit

Hal. 102 butir c: “penomoran untuk naskah dinas khusus lainnya seperti surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pernyataan, surat pengantar, dan pengumuman memiliki susunan penomoran yang sama dengan surat perjanjian kerja sama”, yaitu nomor urut surat, kode unit kerja, kode klasifikasi arsip, dan tahun terbit — tanpa kode derajat keamanan.

Hal. 101 butir b.3: surat dinas memakai kode derajat keamanan di depan nomor (B-3/UN40.A1/HM.01/2023). Kode ini hanya dipakai pada surat dinas yang ditujukan ke instansi di luar UPI (hal. 112).

Kode unit kerja — Kampus UPI di Serang (hal. 91)

Kampus UPI di Serang / Direktur	UN40.C5
Wakil Direktur Bid. Akademik dan Kemahasiswaan	UN40.C5.1
Wakil Direktur Bid. Sumber Daya, Keuangan, dan Umum	UN40.C5.2
Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan	UN40.C5.3.1
Kepala Seksi Administrasi Umum dan Sumber Daya	UN40.C5.3.2
Program Studi PGSD	UN40.C5.4.1
Ketua Program Studi PGSD (S1)	UN40.C5.4.1.1
Program Studi PGPAUD	UN40.C5.4.2
Ketua Program Studi PGPAUD (S1)	UN40.C5.4.2.1
Prodi Pendidikan Kelautan dan Perikanan	UN40.C5.4.3
Prodi Sistem Informasi Kelautan	UN40.C5.4.4
Prodi Logistik Kelautan	UN40.C5.4.5
Satuan Kendali Mutu	UN40.C5.5
Kepala Laboratorium, Workshop, dan Studio	UN40.C5.6
Kepala Pusat Kajian	UN40.C5.7

Kode klasifikasi arsip primer yang relevan (hal. 97–99)

KM	Kemahasiswaan — status mahasiswa, kesejahteraan, organisasi, berkas perseorangan mahasiswa
PK	Perkuliahan — kalender akademik, perkuliahan dan praktikum, ujian, yudisium, ijazah, transkrip
PT	Penelitian — kebijakan, penjaminan mutu dan forum penelitian, HAKI
TM	Penerimaan Mahasiswa
DI	Data, Informasi dan Pengembangan Akademik
WA	Wisuda dan Alumni
KP	Kepegawaian
HM	Hubungan Masyarakat

Kode sekunder/tersier (mis. KM.01.00, PK.03.03) diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 11014/UN40/HK/2019 tentang Klasifikasi Arsip, di luar dokumen ini. Nilai bawaan aplikasi mengikuti contoh surat yang sudah terbit.

Ketentuan lain yang mengikat

Nomor urut naskah dihitung dalam satu tahun takwim (hal. 99), sehingga direset ke 1 setiap 1 Januari.
Surat Keterangan dan Surat Izin dicatat dalam Satu Agenda bersama surat tugas, surat dinas, dan sejenisnya (hal. 103).
Registrasi surat keluar memuat nomor urut, tanggal pengiriman, tanggal dan nomor naskah, tujuan, isi ringkas, dan keterangan (hal. 110).
Naskah dinas lainnya memakai kertas A4, huruf Times New Roman 12pt (hal. 104).